У 2024 році команда крайового проводу Пласту розпочала об’ємний проєкт щодо посилення організаційної спроможності Пласту.

Представляємо проміжний результат не лише для звітності, а й з метою обміну досвідом, який може бути цікавим іншим організаціям та управлінцям для аналізу. 

Контекст: Одна з ключових проблем організації, над вирішенням якої працюємо  – це втрата близько 50% волонтерів, які проходять навчання для роботи з дітьми в організації, і 70% дітей на етапі проходження першого року пластування (в підлітковому віці). Аналізуючи потреби потенційних волонтерів та дітей, ми виявили, що проблеми вкорінені на двох рівнях:

1. застарілість пластової виховної програми, над оновленням якої ми працюємо останні 3 роки.
2. організаційна неспроможність осередків Пласту адмініструвати ріст організації.

Пласт є розгалуженою структурою, зі ~140 осередками, тому ми найбільше потребуємо чітко пропрацьованих правил взаємодії з регіональними осередками для ефективних змін і управління в цілому. Також ми маємо ряд викликів в структурі: дублювання функцій, не прописані чітко функції для певних органів або вони застарілі. 

В рамках проєкту ставимо за завдання:

• провести аналіз системи врядування Пласту і напрацювати план змін;
• ідентифікувати та зробити мапу усіх процесів організації, з подальшим описом ключових процесів та планом їх оптимізації.

Що вже зробили та короткі висновки: 

• провели сесію опрацювання ефективної організаційної структури (по Мінцебергу) та аналіз структури з залученою експерткою у сфері організаційного розвитку Світланою Куц;
• провели серію зустрічей щодо ідентифікації процесів організації з експерткою Наталією Заверухою.  Напрацювали чернетку мапи процесів (визначили ключові напрями, управлінський рівень процесів, окреслили верхній рівень головних процесів без заглиблення в деталі).

Занурюючись в роботу над структурою та процесами, наша команда зіткнулася з низкою важливих запитань та відкриттів: якісь з них ми вже обговорювали раніше, що лише підтвердило їхню важливість та актуальність, а якісь стали чимось новим, спонукаючи до глибоких роздумів надалі. Ці питання стосуються нашої місії, визначення ключових і найважливіших показників ефективності/результативності нашої програми, можливості переосмислення ролі окремих органів у структурі, а також ідентифікації зон, де найчастіше виникають “збої”.

Цей формат роботи дозволив нам залучити відповідальних за різні ділянки в організації які напрацювали спільний результат. Також побачили, що в нас існують описи певних частин процесів, проте вони розкидані або дублюються в різних документах і в цілому вони складені не з точки зору процесного підходу, тож це велика частина роботи буде в їх оновленні і приведнні в порядок. 

В планах: 

• напрацювати план змін в структурі Пласту, подальше оновлення та опис функцій всіх керівних органів;
• завершити формувати мапу процесів, яка дозволить побачити нам всі процеси організації, їх взаємозв’язки і відповідальних, що також допоможе змінам в системі врядування;
• визначити ключові процеси, які потребують нагально оптимізації та описати їх детально;
• провести аналіз ключових документів організації де описані ті чи інші процеси, скласти план оновлень тих документів.

Дякуємо за підтримку в цих змінах нашим регулярним благодійникам та ІСАР Єднання. Проєкт втілюється у межах проєкту «Ініціатива секторальної підтримки громадянського суспільства».