Шукаємо Фахівця з документообігу та адміністративної підтримки!

Привіт, друже/подруго! 

Відкриваємо вакансію фахівця з документообігу та адміністративної підтримки в центральному офісі Молодіжної організації “Пласт – Національна скаутська організація України”. Тому запрошуємо Тебе стати цінною частиною нашої команди і спільно з нами творити зміни! 

Що ми Тобі пропонуємо:

• повну/часткову зайнятість з гнучким графіком роботи;
• офіс у центрі Києва;
• можливість частково працювати дистанційно;
• менторство та профільне навчання;
• ціннісне середовище;
• середню у громадському секторі заробітну плату.

Що входитиме у Твої обов’язки:

• Забезпечення ведення документообігу відповідно до внутрішніх політик та процедур;
• Реєстрація, облік та систематизація вхідної, вихідної та внутрішньої документації (як паперових копій, так і на хмарних носіях);
• Підготовка та оформлення меморандумів, договорів, актів, та інших документів за запитом та відповідно до наданої інформації;
• Контроль за правильністю оформлення документів відповідно до нормативних вимог;
• Організація процесу узгодження документів між відповідальними особами та їх підписання і передача відповідним членам команди чи іншим сторонам;
• Комунікація з постачальниками товарів/послуг, держорганами та іншими установами/організаціями щодо отримання та передачі документів;
• Моніторинг та нагадування відповідним особам про строки подання документів та їх збір;
• Надання консультацій співробітникам щодо оформлення та реєстрації документів;
• Створення цифрових копій паперових документів за запитом;
• Впровадження сучасних технологій документообігу (електронний документообіг, цифровий підпис тощо);
• Підготовка аналітичних довідок за запитом щодо руху документів;
• Участь у розробці та оновленні внутрішніх регламентів з документообігу;
• Організація офлайн та онлайн зустрічей Центрального офісу Пласту: узгодження часу і місця проведення, замовлення харчування та необхідних матеріалів тощо;
• Оформлення протоколів нарад та зустрічей керівних органів Пласту та Центрального офісу Пласту;
• Ведення електронної скриньки [email protected];
• Адміністративна підтримка Голови КПС: планування робочого дня, відряджень та технічне забезпечення діяльності Голови КПС, виконання доручень Голови КПС, формування наказів та внесення їх в реєстр, контроль за своєчасним виконанням працівниками наказів і розпоряджень керівника; 
• Координація адміністративної роботи в офісі: замовлення та інвентаризація канцелярії та витратних матеріалів, контроль користування технікою, координація дрібних ремонтів, організація комфортного простору для команди та гостей тощо.

Чого ми очікуємо від Тебе:

• знання принципів документообігу та сучасного діловодства (досвід роботи на подібній посаді не обов’язковий, але буде перевагою);
• вміння працювати з великими обсягами інформації та великою кількістю документів;
• навички професійної комунікації та володіння нормами ділового письмового мовлення;
• можливість мінімум тричі на тиждень працювати в офісі (Київ);
• відповідальність та уважність до деталей, навички систематизації, структурованості і тайм-менеджменту;
• впевнене володіння Word, Excel, PDF‑інструментами, Google Workspace (робота з текстовими документами, таблицями, реєстрами, форматуванням), робота з електронним документообігом;
• базове володіння офісною технікою;
• здатність навчатися та швидко адаптуватися до нових видів діяльності;
• знання англійської мови буде перевагою;
• членство у Пласті буде перевагою.

Якщо Тебе зацікавила ця вакансія, то надсилай резюме та мотиваційний лист на [email protected] з темою листа “Вакансія – Фахівець з документообігу та адміністративної підтримки” до 31 липня 2026 року включно.